L'organizzazione di un evento, sia esso privato o professionale, richiede mesi di preparazione, che può diventare rapidamente fonte di stress. Per concentrarsi sull'essenziale e garantire il successo del progetto, è più vantaggioso utilizzare un'agenzia di eventi. Il suo team si occuperà di tutto e voi dovrete solo pianificare e garantire il regolare svolgimento dell'evento. Ma tra i molti fornitori di servizi che offrono i loro servizi in questo campo, come si fa a scegliere quello giusto? E soprattutto, come trovare il luogo ideale?
Scegliere il luogo giusto per un evento di successo
Prima ancora di iniziare la ricerca di un fornitore di eventi o di una sede, il primo passo per un'organizzazione di successo è definire chiaramente le vostre esigenze. Questo non solo vi renderà più facile la ricerca, ma vi aiuterà anche a restringere i campi di ricerca. Pensate a determinare il tema e la natura del progetto (riunione, congresso, anniversario...), il numero dei partecipanti, la data e la durata, gli obiettivi e il budget.
Una volta definite le esigenze, si potrà pensare alla location che può accoglierle, tenendo conto di diversi elementi come la capacità, il canone di locazione e la durata dell'evento. Per evitare problemi, ricordatevi di fare la ricerca con mesi di anticipo. Non esitate a prenotare non appena sarete convinti del luogo. Tuttavia, se affidate l'organizzazione a un concierge di eventi, non avrete bisogno di cercare o prenotare. Se ne occuperà il fornitore di servizi e il vostro compito sarà semplicemente quello di scegliere.
Per garantire il comfort dei partecipanti, è meglio controllare anche le possibilità di accesso (parcheggio, trasporto pubblico...) e di alloggio (se gli ospiti vengono da lontano), ma anche le attrezzature e la logistica in loco.
Criteri per garantire la professionalità di un fornitore di servizi
Dato che ci sono molti fornitori di eventi aziendali e alcuni possono essere incompetenti, prima di assumere un dipendente, assicurarsi della qualità dei servizi forniti da diverse agenzie. Per guidare il vostro processo decisionale, ci sono una serie di criteri da considerare:
. Esperienza e specializzazione: anni di esperienza, personale da gestire, tipo di evento organizzato, aziende clienti, ecc.
. Reattività: una risposta entro 48 ore dalla richiesta di preventivo o di informazioni.
. Flessibilità: formula chiavi in mano o meno, possibilità di personalizzazione del menu o dell'animazione, flessibilità per quanto riguarda le tariffe.
. Tariffe: confrontare le quotazioni ottenute per trovare il miglior rapporto qualità/prezzo
Per non commettere errori nella scelta, pensate anche a contattare il concierge dell'evento selezionato per farvi un'idea dei suoi servizi e del suo team.
Come scegliere il fornitore di servizi per eventi?
Controllare l'esperienza e i preventivi offerti da diversi fornitori di servizi per eventi può certamente restringere la ricerca, ma potrebbe non essere sufficiente. Dovrete anche controllare la reputazione, le referenze e la visibilità dell'agenzia.
Al giorno d'oggi è facile trovare online il sito web di un'agenzia di eventi. Per assicurarsi la sua reputazione, consultare le testimonianze e le opinioni lasciate dai suoi ex clienti o utenti di Internet. Potete anche andare su una piattaforma di fornitori di servizi per eventi o fare una ricerca direttamente su Google per conoscere la reputazione e la visibilità del fornitore di servizi.
Le referenze sono una garanzia della serietà e dell'esperienza di un'agenzia di eventi. Per saperne di più sugli eventi precedenti o sul livello di soddisfazione dei suoi clienti, visitate il sito web del fornitore. Prendetevi anche il tempo di guardare le foto o di conoscere gli echi degli eventi organizzati dall'agenzia. Se i riferimenti non sono presentati sul sito web del fornitore, non esitate a chiamarli.
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